Nimebahatika kuwa na rafiki yangu wa karibu ambaye ni Meneja Rasilimali Watu (HR) wa taasisi moja kubwa hapa nchini, kwa ufupi ndiye kiungo muhimu cha ajira katika taasisi hiyo. Tulisoma darasa moja tulipokuwa shule ya msingi!
Kilio kikuu kama changamoto yake ni simu anazopigiwa na watu anaofahamiana nao wakimuomba awasaidie kupata ajira kwenye taasisi hiyo, “fanyafanya basi tuingie hapo.” Kwa bahati nzuri, ajira zinapotangazwa huwatafuta wote anaowafahamu na kuwapa tangazo hilo ili waombe kama watu wengine, waingie kwenye usaili. Cha ajabu, anasema ingawa wengi huwa na sifa na vyeti vyenye alama ng’aavu, barua zao za kazi humuacha hoi na kumpa wasiwasi muajiri hata kabla ya usaili wa hatua ya pili.
Nimesema usaili wa hatua ya pili! Ndiyo, kwani usaili wa kwanza na muhimu zaidi huwa ni ule wa kupitia nyaraka zilizowasilishwa na waombaji. Barua ya kazi ikiwa na umuhimu wa kwanza, kisha Wasifu (‘Curriculum Vitae’) na baadaye kuhakiki vyeti husika.
Rafiki yangu Meneja Rasirimali watu aliniambia kuwa kama kazi inakuwa na waombaji wengi, zoezi la kwanza sio kuwatafuta wenye sifa, bali ni kuwatafuta wasio na sifa, waliokosea vigezo na wasioeleweka (elimination method).
Ingawa wengi huichukulia poa barua ya kazi, ukweli ni kwamba makampuni yaliyo makini huichambua vizuri barua yako ya kazi kabla ya kugusa CV na mwisho kukagua vyeti. Na hii ndiyo sababu baadhi ya makampuni huomba barua iliyoandikwa kwa mkono. Ubovu wa barua ya kazi ni sehemu ya chanzo cha wengi kutoitwa kwenye usaili.
Kwanza soma tangazo la mwajiri vizuri, lielewe, chambua anachotaka kabla hujaanza kuandika barua inayomhusu, sio kila barua ya kazi inabadilishwa ‘vichwa vya habari na anuani ila maneno yaleyale’. Kisha fanya yafuatayo:
- Fupi isemayo ‘yote’ lakini sio kila kitu
Kwa kawaida, hata kama wewe ni profesa, barua yako ya kazi inashauriwa kuwa ukurasa mmoja tu au isizidi maneno 500. Vinginevyo iwe haiepukiki.
Andika yote umuhimu. Fikiria, kama mtaomba kazi hiyo watu 1,000 na muajiri anapaswa kusoma ili awe ‘fair’. Mwambie anayotaka kufahamu, jitambulishe na uza uwezo wako kwa maneno machache. Waingereza wanasema ‘Less is better’.
- Jitambulishe, eleza unachotaka
Baada ya kichwa cha habari sahihi, kinachoeleza kwa ufupi dhumuni la barua, anza barua yako kwa aya moja inayokutambulisha kwa mistari isiyozidi minne lakini inayosema mengi. Kama umesoma vizuri tangazo, mwambie mwajiri wewe ni nani, raia wa wapi, umri wako na kiwango cha juu ya elimu/utaalam.
Katika aya ya pili, mwambie unachotaka, nafasi ipi hasa na umekitoa wapi. Je, umesoma tangazo lake la kazi lini na wapi Je, hujasoma tangazo kokote lakini unaomba tu kazi kwake kuona kama anayo nafasi? Mwambie
- Mshawishi
Mshawishi kwa kumueleza uwezo wako na sifa zako kwa ufupi sana, lakini pita kwenye sifa za muajiriwa anayetakiwa kulingana na kazi husika. Mfano: “Mimi ni mwaminifu, mchapakazi……….”. Kama kazi inahitaji uzoefu wa miaka kadhaa… usiache kuanza na hiyo sifa pia. Aya moja yatosha kujieleza vizuri.
- Muahidi
Mueleze muajiri wako ni nini atakachofaidika nacho kutoka kwako, kipi maalum zaidi na kwanini wewe. Utaleta mabadiliko gani? Mfano: “Kama nitapata nafasi hii, nita……………”. Usiandika sehemu hii kwa kunakili kutoka kwa mwenzako. Angalia vizuri mahitaji ya muajiri na fanya utafiti wa nia na malengo ya kampuni husika. Tumia mistari michache kugusa panapotakiwa.
- Shukuru na onesha tumaini chanya
Ni kipande cha kawaida sana, lakini kina maana kuu. Mshukuru kwa kukufikiria hadi amesoma barua hii. Pia, mueleze kuwa unalo tumaini la hatua zaidi. Kila muajiri angependa kuwa na mfanyakazi mwenye shukurani na mwenye matumaini chanya.
Usisahau kumwambia kwenye aya hii kuwa umeambatanisha nini kwenye barua hii… hii ni muhimu sana kwani viambatishi vinaweza visionekane vingine, atatumia muda kuhakikisha ameviona kama umeviweka.
- Funga barua yako vizuri
Funga barua yako vizuri, kwa mfumo unaokubalika, mfano: “Wako Mwaminifu”, kisha weka sahihi yako ikifuatiwa chini yake na jina lako kamili.
Kumbuka maelezo zaidi yanayokuhusu wewe, utaalam wako, elimu, unachopendelea na mengine vitakuwa kwenye CV utakayoambatisha. Hakikisha anuani uliyoiandika ni sahihi kama ilivyowekwa kwenye tangazo na sio ‘kama unavyoijua’. Tuma kwa kupitia njia iliyoelekezwa kwenye tangazo husika, nayo ni sehemu ya usaili. Fuata maelekezo.
Barua ni sura yako ya kwanza mbele ya mwajiri wako mtarajiwa, ifanye iwe na muonekano unaomvuta na kumshawishi kukupa nafasi zaidi.
