Kuamua kwenda likizo inaweza kuwa changamoto kwa mtu ambaye bado ana kazi za kufanya. Katika ulimwengu wa leo, ni vigumu kwenda likizo na kukata mawasiliano moja kwa moja na kila mtu.
Wafanyakazi wenzako, wateja na wakati mwingine meneja wako anaweza kuhitaji huduma yako wakati haupo ofisi. Na kwa baadhi ya kazi, ukisema uache barua pepe zako bila kufunguliwa kwa wiki nzima inaweza kuharibu uhusiano mzuri na wateja.
Nini cha kufanya? Hizi hapa hatua za msingi za kuchukua
1. Mwachie Mtu Majukumu Kabla ya Kwenda Likizo.
Kabla ya kwenda likizo, unapaswa kuandaa mtu atakayeshughulikia majukumu yako unapokuwa mbali. Hakikisha kuwasiliana na meneja au msimamizi wako ili aweze kumjua mtu ambaye umempa kazi zako.
Kwenda likizo huku unajua kuwa kuna mtu anajua vyema kazi yako na anaisimamia kutakuondolea mawazo hasi wakati ukiwa likizo.
2. Andaa Barua Pepe Inayoonyesha uko Nje ya Ofisi.
Ni vyema kuweka anwani ya kitaalamu ya ‘Automatic’ itakayokuwa inajibu barua pepe zitakazoingia kwako ili kuwajulisha wale ambao watakutafuta ukiwa likizo.
Hakikisha unajumuisha maelezo kuwaambia lini unarudi na nani anayeweza kuwasaidia wakati huu ukiwa hauko. Katika hali kama hii, mtu ambaye utakuwa umemwachia majukumu yako ndiye atakuwa mtu wa kuwasiliana umemtuma ili awe mtu wa kuwasiliana naye.
3. Wajulishe Mapema Wafanyakazi Wenzako na Wateja wako.
Pia, unapoanza kupanga mipango yako, hakikisha kwamba wafanyakazi na wateja wako wanafahamu mapema na hawataathiriwa na ukosefu wako.
Hii itakusaidia kutambua changamoto yoyote ambayo inaweza kutokea wakati wa likizo yako. Ikiwa una wateja ambao unajua kwamba watahitaji huduma yako, hakikisha unawafahamisha mapema na kuwaelekeza kwa mtu atakayewasaidia wakati ukiwa mbali.
4. Fanya Kazi Zako Kabla.
Unapojua kuwa utakuwa mbali kwa kipindi fulani, hakikisha unakuwa mbele ya ratiba yako ya kazi – kama wewe ni mwandishi, andaa makala zako kabla na ziweke tayari kuchapishwa ukiwa likizo.
Pia ni wazo nzuri kuwajulisha wafanyakazi na wateja wako mipango yako ya kumaliza kazi mapema ili wawe na fursa ya kuwasilisha kazi zao au maombi yao kabla ya hujaondoka.
5. Tenga Muda Maalum Ukiwa Likizo.
Ikiwa kutakuwa na ulazima sana wa wewe kufanya kazi wakati wa likizo, hakikisha unaweka kando muda maalum wa kujibu barua pepe na ujumbe. Unaweza kuchagua kuamka mapema sana au kukaa hadi usiku sana kujibu au kufanya kazi fulani.
Ikiwa unafikiri kuna haja ya kuangalia ujumbe wako mara moja au mara mbili kwa siku, weka ratiba maalum ya kuingia kwenye ‘mood ya kazi’ kwa kama dakika 15-20 tu, kisha rejea kwenye ‘mood ya likizo’ yako.
